Fem tips og tricks til at bruge ord for business

De fleste mennesker bruger ikke alle funktionerne af deres software.Vi har tendens til at lokalisere de mest nyttige og holde med dem.

Her er fem funktioner i Microsoft Word, som kan spare dig tid og penge.

Oprette og designe virksomhedens brevpapir, skabeloner og meget mere

Hver virksomhed har brug for en officielle brevpapir.Du behøver ikke at købe den. Hvis du ved hvad du vil, du kan oprette den i Word og gemme det som en skabelon til

bruge gang på gang.

Et brevhoved behøver ikke at være kompliceret.Det kan være så simpelt som virksomhedens navn, adresse og telefon nummer. Word indeholder masser af skrifttyper,

og du kan ændre størrelse og stil.

Kan du tilføje kunst.Du kan scanne i dit logo og bruge den. Eller alternativt gøre brug af Microsoft Office Clipart Gallery. Der vil du finde

tusindvis af royalty-fri billeder tilgængelige for brugere af Microsoft Office.

Microsoft tilbyder også gratis skabeloner til breve, etiketter og formularer.De kan findes i Template Gallery.

Sende det samme brev til mange mennesker uden at tage hver separat

Word-brevfletning gør det nemt at sende samme skrivelse til masser af forskellige mennesker.

Det bruger en liste over navne og adresser fra en tabel.Du kan oprette tabellen i Word, Access (en Microsoft databaseprogram) eller endda Outlook. Alle er

en del af Microsoft Office.

Dette fungerer bedst med planlægning.Du har mange muligheder; Dette eksempel bruger Excel men der er andre måder at opnå det samme.

Start ved at skrive brevet.Samme brev går til alle; Du kan ikke gøre meget tilpasning. Når du skriver det, forlade plads til personens

adresse og starthilsenen.

Når du opretter Excel, du har brug for pågældende persons navn og adresse.Du skal også bruge en starthilsen felt. Hvis Rocky Jones er en af de personer, som modtager den

brev, kan du starthilsen være kære Rocky. Hvis dit forhold med Dr. Rocky Jones er mere formelle, muligvis starthilsenen Kære Dr. Jones. Så

navne i kolonnen starthilsen ville være “Rocky” eller “Dr. Jones.”

Nu Åbn brevet.Gå til værktøjer > breve og forsendelser > guiden Brevfletning .Følg vejledningen på skærmen. Du kan

også gøre tingene lettere ved at håndtere konvolutter og etiketter med brevfletning.

Føje et vandmærke til et dokument, så alle ved, det er et udkast til

Hvis du cirkulerer et forslag til dine medarbejdere, ønsker du ikke det forveksles med det færdige produkt.En god måde at undgå dette er et vandmærke, der siger

“Udkast”.

Et vandmærke er klart synlige på dokumentet men skader ikke læseligheden af Skriften.Du kan bruge tekst eller et billede, sort og hvid eller

farve.

Hvis du vil bruge et vandmærke, gå til Format > Baggrund > trykt vandmærke .Foretag dine valg og klik på OK. Hvis du forventer at

Brug et vandmærke regelmæssigt, skal du oprette en skabelon (se ovenfor).

Vær omhyggelig med ikke at gå overbord.Der er en fin linje mellem cool og irriterende. Hvis vandmærket gør et dokument svært at læse så folk bare vil ikke

gider.

Holde øje med ændringer, som folk gør i dokumenter

Når et dokument returneres til dig, kan det være svært at se ændringer foretaget af andre.Word vil fremhæve dem, så du kan se hvad er blevet ændret.

Her er vejledningen til Word 2002 / 2003:

• Åbn først den nyere Word-dokument.

• Klik værktøjer > Sammenlign og flet dokumenter .

• Gennemse til det oprindelige Word-dokument.

• Skal du klikke på det én gang for at markere den.

• I nederste højre hjørne, klik pÃ¥ drop-down menuen og vælg “Flette ind i aktuelt dokument.”

Word 97 og Word 2000:

• Klik på værktøjer .

• Gå til Track ændringer .

• Klik på Undersøg dokument .

• Finde det oprindelige Word-dokument og klikke på det én gang, så det er fremhævet.

• Klik på åben .

Undertiden udvikle et dokument er så belastende, at vi mister synet af hvad vi forsøger at gøre. Ser man tilbage på ældre versioner kan hjælpe.

Det er let at gøre i Word.Klik pÃ¥ fil > versioner .Vælg “Automatisk gemme en version pÃ¥ close.” Hver gang du lukker den

dokument, at version vil blive gemt.

Når du ønsker at se på en gammel version, Følg den samme vej.Alle versionerne vil blive opført i boksen. Den seneste vil være på toppen. Fremhæve den

version du ønsker og klik på Åbn.

Du kan slÃ¥ denne “versionering” funktion ved at fjerne markeringen fra “Automatisk gemme en version pÃ¥ close.” Eller du kan slette individuelle

versioner. Blot fremhæve dem, du ønsker at tabe og klik på Slet.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.